Copilot Office 365: wat is het en hoe krijg je een licentie?

Microsoft heeft recent Copilot voor Office 365 gelanceerd. Een slimme persoonlijke assistent die naadloos geïntegreerd is in Excel, Word, PowerPoint, Outlook en Microsoft Teams. De licentie komt met een stevig prijskaartje: €30,- per maand. Wat maakt deze persoonlijke assistent precies uniek, en hoe kun je hem zelf gebruiken?

Wat is Copilot voor Office 365?

Waarschijnlijk heb je al gewerkt met ChatGPT of Microsoft Copilot in Edge. Tools waarmee je content kunt genereren en je productiviteit kunt verhogen. Copilot voor Office 365 is anders. Deze Copilot is namelijk geïntegreerd in Microsoft’s Office Suite. Op zoek naar een Excel formule? Met Copilot voor Office 365 wordt je Excel formule direct in Microsoft Excel ingevoerd, en worden de resultaten direct zichtbaar op het scherm.

Op de afbeelding hieronder zie je in een oogopslag wat Copilot voor Office 365 precies inhoudt, en hoe deze verschilt met bijvoorbeeld Copilot voor Edge. Doordat deze Copilot geïntegreerd is in Excel (en andere office tools), kan hij werken met jouw data. Deze Copilot kan je helpen met het genereren van Excel formules voor functionaliteiten die je niet dagelijks gebruikt.

Bovenstaande afbeelding is afkomstig van de website van Microsoft.

Voor wie is Copilot O365 geschikt?

Een interessant aspect. Wie zijn nu eigenlijk de doelgroep van deze nieuwe tool? Ik verwacht niet dat mensen die dagelijks op hoog niveau met Excel werken deze Copilot interessant vinden. Ken je het verschil tussen de VLOOKUP en XLOOKUP functie en werk jij dagelijks met complexe draaitabellen? Dan kun jij Excel (en andere Office tools) waarschijnlijk sneller en efficiënter gebruiken zonder Copilot.

Mensen die ook niet gebaat zijn bij deze tool zijn medewerkers die helemaal niet met Excel en andere Office tools overweg kunnen. Copilot kan je zeker helpen, maar je zult zelf enige basiskennis van de Office suite moeten hebben om te kunnen beoordelen of wat Copilot doet ook de juiste uitkomsten geeft.

Tussen deze twee uitersten zit precies de doelgroep van Copilot O365: de gemiddelde Office gebruiker. Niet de McKinsey consultant die Excel dagelijks gebruikt, maar de inkoper of accountmanager die Excel een paar keer per week gebruikt.

Want precies deze gemiddelde gebruiker vraagt zich elke keer weer af; ik weet dat ik een VLOOKUP nodig heb van Tabblad A op Tabblad B, maar wat zijn ook alweer precies de parameters van deze formule? Dit zijn de ideale gebruikers van Copilot O365!

Copilot O365 en andere Office programma’s

Tot nu toe heb ik vooral stilgestaan bij Copilot voor Microsoft Excel. Maar Microsoft Office bestaat natuurlijk uit veel meer programma’s. Hoe profiteer je daar van Copilot?

Copilot O365 voor Outlook

Copilot voor Outlook is een van de Copilot’s waar ik het meest van onder de indruk ben. Het biedt je twee opties:

• • Het genereren van een email. Hierin maakt Copilot voor jou een “draft” die jij vervolgens kunt verbeteren. Nuttigheid: matig.

• • Het geven van suggesties op basis van een e-mail die jij hebt opgesteld. Super nuttig!

Nederlanders hebben nog weleens de gewoonte om direct te zijn, waar Britten en Amerikanen in een e-mail toch proberen om iets subtieler te zijn. Zeker wanneer je werkt in een internationale omgeving of een plek die cultureel gevoelig is, kan deze Copilot je erg goed helpen. De afbeelding hieronder laat zien hoe Copilot je suggesties geeft op een aantal aspecten, zoals je toon en hoe duidelijk je email is.

Bron van deze afbeelding: de website van Microsoft

Copilot O365 voor Word

Ook Microsoft Word beschikt over een eigen Copilot. Deze kan teksten voor jou genereren of verbeteren. Ook kun je Copilot een aantal documenten geven (bijvoorbeeld aantekeningen van een vergadering), en vragen om op basis daarvan een document te genereren.

De optie om tekst te reviewen is zeker handig. Tekst laten genereren door Copilot? Ik weet nog niet hoe dit bij bedrijven, klanten en leveranciers gaat landen.

Een van de opties die ik wel zeer sterk vond is om Copilot een “inhoudsopgave” te laten genereren. Bijvoorbeeld: ik wil een document schrijven over Generative Pretrained Transformers (GPT’s): kan Copilot daar een inhoudsopgave voor maken? Misschien is dit persoonlijk, maar dit geeft mij altijd een “boost” om te starten wanneer ik maar naar een leeg document zit te kijken. Erg handig dus!

Copilot O365 voor PowerPoint

Op basis van een Word document of een PDF bestand een presentatie laten maken over bijvoorbeeld tandpasta. Commercieel is het natuurlijk enorm interessant om te zien hoe Copilot in 20 seconden een presentatie in elkaar knutselt op het niveau van een gemiddelde brugklasser.

Maar praktisch moet ik zeggen dat ik deze Copilot echt het minst geslaagd vind van alle Copilots. Gaan bedrijven echt hun presentaties laten maken door deze Copilot – die naast tekst ook middelmatige stockafbeeldingen genereert?

Functionaliteiten die voor mij handig zouden zijn – zijn bijvoorbeeld het uitlijnen van icoontjes of tekstvlakken (een enorme uitdaging in PowerPoint). Maar nee, dat kan deze Copilot niet.

Hoe krijg je een licentie voor Copilot O365?

Voor Copilot heb je een licentie nodig (kosten EUR 30,- per maand). Niet geheel verrassend dus dat je een administrator moet zijn licenties te kunnen kopen (stap 1) en toekennen aan accounts (stap 2).

Weet je niet of je een admin bent? Dan ben je het waarschijnlijk niet. Maar niet getreurd, je kunt deze blog post altijd doorsturen naar je IT-afdeling.

Wanneer je admin bent en je gaat naar www.office.com en je logt in, dan zie je aan de linkerkant in je menu “admin” staan (zie onderstaande afbeelding). Zie je dit icoontje niet? Dan ben je geen admin. Ben je wel admin, en wil je een licentie kopen? Klik dan op het icoontje om door te gaan.

Nu je in Microsoft’s admin paneel zit, klik je vervolgens op “Your products” (of “Jouw producten” – gebaseerd op welke taal je hebt ingesteld). Hier zie je alle producten van Microsoft die je al gebruikt en kun je ook nieuwe producten kopen.

Let op: Copilot voor Office 365 is een extensie. Je hebt een E3 of E5 licentie nodig om deze te kunnen gebruiken (er zijn ook nog een aantal andere producten die in aanmerking komen).

Op 15 Juni 2024 geeft de website van Microsoft het volgende aan:

Voor bedrijven en ondernemingen:

• • Microsoft 365 E5

• • Microsoft 365 E3

• • Microsoft 365 F1

• • Microsoft 365 F3

• • Office 365 E5

• • Office 365 E3

• • Office 365 E1

• • Office 365 F3

• • Microsoft 365 Business Basic

• • Microsoft 365 Business Premium

• • Microsoft 365 Business Standard

Voor onderwijsmedewerkers en studenten hoger onderwijs vanaf 18 jaar:

• • Microsoft 365 A1*

• • Microsoft 365 A3*

• • Microsoft 365 A5*

• • Office 365 A1*

• • Office 365 A3*

• • Office 365 A5*

(*) Alleen beschikbaar via Inschrijving voor Education Solutions (EES) of Cloud Solution Provider (CSP).

Aanschaffen van een Copilot O365 licentie

Wanneer je beschikt over een van bovenstaande licenties, kun je op de pagina “Jouw producten” een Copilot licentie aanschaffen. Zie je deze niet direct? Zoek dan op “Copilot”.

Alloceren van een Copilot O365 licentie

Heb je een licentie aangeschaft? Dan ben je er nog niet. De volgende stap is om de licentie aan de gebruiker (jij dus) te koppelen.

Daarvoor ga je naar de pagina “Licenses” of “Licenties”. Klik op Copilot (er zou bij jou een 1 moeten staan als je er een gekocht hebt). Nu kun je de licentie en jouw gebruikersaccount koppelen. Bij mij werd Copilot meteen zichtbaar in de cloudapplicaties (dus de PowerPoint / Excel / Word die je in de browser opent). Later verscheen deze ook in de Desktop-applicaties.

Conclusie

De licenties voor O365 Copilot zijn niet goedkoop, maar Microsoft heeft flink in GenAI geïnvesteerd- en moet die investeringen natuurlijk ergens terugverdienen. Er zijn een aantal Copilots die ik erg bruikbaar vond (zoals Copilot voor Excel en Outlook). Anderen (zoals PowerPoint) vind ik minder sterk. Microsoft gaat waarschijnlijk flink investeren in dit product de komende jaren – en ik weet zeker dat Copilot voor O365 de komende vijf jaar flink in functionaliteiten gaat groeien. De gemiddelde gebruiker gaat Copilot O365 de komende jaren zeker omarmen. Wie kan er nu geen extra helpende hand gebruiken?