Robotic Process Automation (oftewel RPA) is een techniek om bedrijfsprocessen snel en laagdrempelig te automatiseren. Anders dan bij traditionele automatiseringsmethodes, automatiseert RPA processen door middel van muiskliks en toetsenbordaanslagen.
Hiervoor wordt gebruikt van virtuele robots. Deze softwarerobots loggen in in een systeem (bijvoorbeeld een ERP-systeem) en gebruiken deze system op dezelfde manier als jij en ik: door gebruik te maken van de Grafische User Interface (GUI).
Wat zijn de voordelen van Robotic Process Automation?
Wie aan de slag gaat met Robotic Process Automation kan uitkijken naar een aantal voordelen. We noemen er een aantal op:
- Verhogen van medewerker tevredenheid: wie wordt er nou gelukkig van repetitief en saai werk? De meeste mensen focussen zich liever op werk dat waarde toevoegt voor de onderneming en haar klanten.
- Verhogen van de kwaliteit: slordigheidsfouten of typefouten? Robots maken geen fouten! Veel processen profiteren van de nauwkeurigheid van een RPA-bot!
- Verlagen van piekbelasting: accountantskantoren en vele andere bedrijven hebben te maken met hoge piekbelasting. Een robot kan je helpen deze piekbelasting weg te nemen, of beter te spreiden.
- Verhogen van de klanttevredenheid: robots kunnen cases snel verwerken, en zijn 24 uur per dag beschikbaar. Iets dat veel klanten weten te waarderen!
- Korte implementatietijd: een robot heeft een korte implementatietijd, en wordt daardoor snel terugverdiend. Geen IT-implementaties die jaren duren, maar gewoon snel een praktische oplossing.
Ook de arbeidsmarkt is steeds meer in beweging. Nieuwe generaties die nu de arbeidsmarkt betreden hebben geen zin om saai werk te doen, maar zetten liever een robot in. Slimme bedrijven spelen daar op in!
Is RPA geschikt voor elk bedrijfsproces?
Sommige bedrijfsprocessen zijn geschikter om geautomatiseerd te worden met RPA dan andere processen. Processen die geschikt zijn voor RPA voldoen aan de volgende criteria:
- Bedrijfsproces is repetitief van aard: virtuele robots zijn gek op processen met veel repeterende handelingen.
- Proces is op regels gebaseerd: robots kunnen beslissingen maken op basis van simpele logica. Voor processen die meer denkwerk vereisen zal je naast RPA ook Artificiële Intelligentie moeten toevoegen.
- Proces heeft een hoog volume: het bouwen van een virtuele medewerker vraagt om een zekere investering. En die wil je graag terugverdienen. Wanneer een bedrijfsproces een hoog volume heeft kan de bouwtijd van de robot ook snel worden terugverdiend.
- Digitale input: de input van de robot moet digitaal zijn om verwerkt te kunnen worden door de robot. Denk aan e-mails, PDF bestanden of Excel bestanden. Robots kunnen met Intelligent Document Processing software ook facturen en zelf (gescande) PDF bestanden lezen.
- Volwassen proces met documentatie: het proces dat geautomatiseerd wordt dient volwassen en goed gedocumenteerd te zijn. Is er discussie over hoe een proces moet worden uitgevoerd of lijkt het niet efficient? Dan kan het verstandig zijn om het eerst te laten optimaliseren. Bijvoorbeeld met Lean.
Welke aanbieders van RPA-software zijn er?
Wie aan de slag wilt met Robotic Process Automation heeft een platform nodig waar deze robots draaien. De meest bekende aanbieders van RPA-software zijn UiPath en Microsoft, dat een paar jaar geleden Power Automate uitbracht. Over het algemeen is UiPath een breder pakket, dat meer wordt gebruikt om processen end-to-end te automatiseren. Power Automate Desktop wordt iets meer ingezet voor kleinere processen en taakautomatisering. Dat maakt Power Automate ook een geschikt pakket voor Citizen Development.
Hoe start je met RPA?
Wie aan de slag wilt met RPA doet er goed aan zich te informeren. RPA vergt change management en vraagt ook om een IT-afdeling die de infrastructuur ondersteund. Een training kan een goede start zijn.
